Mentoring czy Coaching? A może wcale nie trzeba wybierać?

Najpierw usłyszałem o mentoringu. Coaching pojawił się później. Pamiętam moją pierwszą reakcję na oba te słowa. Wtedy były to dla mnie tylko słowa, które budziły emocje, ale nie były wypełnione treścią i zrozumieniem.  I tak było przez conajmniej kilka lat. Tak to pamiętam:

Coaching / mentoring to nie dla mnie:

• bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu, mogę rozwiązać każdy napotkany problem,
• „używają” tego kierownicy na wysokich stanowiskach, dyrektorzy, członkowie zarządów, być może oni tego potrzebują, ja nie,  
• to być może jest dla ludzi, którzy nie radzą sobie na swoim stanowisku, nie wiedzą jak postępować,
• to chyba trochę jak wizyta u psychologa, a u mnie przecież wszystko w porządku,
• to tylko taka moda, pewnie minie.

Dzisiaj wiem, że trudno było się bardziej mylić. A stereotypy po raz kolejny okazały się nieprzydatne i były przeszkodą w zrozumieniu przydatności obu tych procesów. Bo zarówno coaching jaki i mentoring to procesy, bardzo ze sobą powiązane – a na pewno ja widzę je właśnie w taki sposób.

W dalszej części artykuły będę posługiwał się określeniami Coach i Coachee (dla których wymiennie będę używał słowa pracownik) oraz Mentor i Mentee. Coach i Mentor to osoby, które są odpowiedzialne za proces coachingu i mentoringu. To one powinny mieć kompetencje do prowadzenia tego typu spotkań oraz doświadczenie, którego potrzebują Coachee i Mentee. Na nich z kolei, głównych beneficjentach tych procesów, spoczywa ciężar pracy i odpowiedzialność za rezultat. Co to znaczy wyjaśnię w dalszej części. 

Wracam do tytułowego pytania, czy muszę wybierać pomiędzy mentoringiem i coachingiem?

Mentoring to proces, w którym osoba o większym doświadczeniu w danym obszarze – Mentor,  pomaga drugiej – czyli Mentee, osiągnąć wyższy poziom kompetencji. W zasadzie można to zrobić na różne sposoby. Na przykład Mentee, w każdej sytuacji w której potrzebuje wsparcia, przychodzi do Mentora i pyta o radę, a ten odpowiada bazując na swoim doświadczeniu jak należałoby postąpić. Ryzyko tego podejścia polega na tym, że to co dla Mentora jest oczywistym rozwiązaniem i najlepszą drogą postępowania, dla Mentee wcale takie nie musi być. Obie te osoby mogą, i najprawdopodobniej różnią się temperamentem, wrodzonymi talentami (te pomaga zidentyfikować test Gallup’a, o którym innym razem), predyspozycjami i wieloma innymi cechami. 

Mentor może też wskazać w zespole inną osobę jako wzór do naśladowania przez Mentee, ale ryzyka są bardzo podobne do poprzednich. 

A czym jest coaching? Zacznę od tego czym nie jest. 

Nie odbywa się w salach koncertowych z kilkuset osobami i nie obiecuje, że jest receptą na wszystkie trapiące obecnych problemy. Coach nie krzyczy, nie poucza i nie przekonuje innych jak żyć i jak zarobić kolejny milion. Taki coaching jest aberracją tego, o którym piszę. Jeżeli chcesz głębiej poznać czym jest coaching o którym piszę, zapraszam na strony ICF (International Coach Federation), oraz Instytutu Mukoid, którego jestem absolwentem. 

No więc czym jest coaching i jaka jest rola Coacha i Coachee? Coach to osoba, która głównie słucha, zadaje ważne i pogłębiające pytania. Dzieli się obserwacjami poczynionym podczas spotkania, które są rodzajem informacji zwrotnej. Coachee to osoba, która chce się nad czymś zastanowić, ma temat który chce „przepracować” razem z Coachem. Efektem tego procesu jest analiza (rozłożenie całości na mniejsze elementy) i synteza (złożenie w całość mniejszych elementów) sytuacji, którą wspiera Coach. Ważne jest to, że główną pracę wykonuje Coachee. Pracując w ten sposób nie ma ryzyka narzucenia przez Coacha własnych rozwiązań i interpretacji. Wręcz przeciwnie, wypracowane wnioski, refleksje, plany działania są indywidualnym dorobkiem i własnością Coachee. 

To główne powody dla których łączę te dwa procesy. Przy czym 90% to coaching 10% to mentoring. Elementem tego drugiego jest dzielenie się moim doświadczeniem. Robię to po etapie dochodzenia do własnych wniosków przez Coachee, podkreślając, że to były moje wybory, które w konkretnej sytuacji zadziałały lub nie. W ten sposób nie „zanieczyszczam” i nie wpływam na procesy myślowe i twórcze drugiej osoby podczas jej pracy na spotkaniu. 

Czy mogę mentorować każdą osobę? Tak, jeżeli jednak chociaż jeden z poniższych warunków nie zostanie spełniony, to mentoring nie zadziała: 

• osoba, która ma wejść w rolę Mentee, chce tego,
• Mentee rozumie na czym polega mentoring i zgadza się na to,
• Mentee I Mentor nawzajem akceptują siebie i swoje role.

Czy mogę mentorować moich hierarchicznych podwładnych? 

Mogę. W tym przypadku oprócz spełnienia powyższy warunków dochodzi jeszcze jeden. Ważny, ponieważ ta relacja nie jest obojętna podczas prowadzenia mentoringu z wykorzystaniem narzędzi coachingowych. Bardzo często aby Mentee zrozumiał źródłowe przyczyny swoich zachowań, powinien odnieść się do sowich podstawowych wartości, a czasem również tożsamości, czyli do podstaw które go kształtują. W tej sytuacji może dojść do dyskomfortu Mentee, który nie będzie chciał otwierać się tak „głęboko” przed swoim przełożonym. Jest to całkowicie zrozumiałe i należy to uszanować (zdarza się to również w spotkaniach coachingowych, gdzie takie relacja nie występuje). Bez względu na to, czy dyskusja będzie mogła się pogłębić, czy też nie, zadane pytanie zostają i mają szansę zapracować w przyszłości, już bez obecności Mentora. 

Kiedy organizuję spotkania mentoringowe?

Zasadniczo nie robię tego typu spotkań ad hoc. Z kilku powodów. 

Po pierwsze to spotkanie powinno trwać conajmniej 30-60 minut. Nasze kalendarze są planowane conajmniej kilka dni wcześniej, więc w przypadku spontanicznie organizowanych spotkań istnieje ryzyko, że trzeba je będzie równie spontanicznie przerwać – a to nie sprzyja atmosferze refleksji. 

Po drugie. Kiedy spotkanie jest zaplanowane wcześniej, Coachee ma czas na wybranie tematu spotkania.

Po trzecie. Zaplanowane spotkanie pozwala obu stronom wyciszyć się i przygotować na mentoring, tak aby wykorzystać ten czas jak najefektywniej.

Miejsce, w którym organizuję mentoring to głównie moje biuro. Jest tam mały stolik, na którym możemy postawić kubek z napojem, ewentualne notesy. Jest tam też tablica, na której robimy notatki, które pomagają podczas spotkania. Ściana do pokoju jest przeszklona, więc z reguły nikt nam nie przeszkadza kiedy widzi, że trwa spotkanie. 

Alternatywnym miejscem na mentoring są spotkania on-line. Miałem okazję być uczestnikiem takiego procesu (w obu rolach) i muszę przyznać, że jest to również bardzo efektywna forma. Oczywiście, spotkania face-to-face mają tę przewagę, że możemy czytać mowę ciała, łatwiej uzupełniać komunikację przy pomocy tablicy lub flip charta i generalnie, lepiej „czuć” atmosferę. Niemniej jednak, spotkania on-line są bardzo dobrym ekwiwalentem spotkań face-to-face i będę z nich korzystał w przyszłości. 

Są firmy, które formalizują proces mentoringu lub coachingu dla swoich pracowników. W tym modelu Coach lub Mentor może być pracownikiem firmy lub dostawcy tego typu usług. Często  istnieje procedura, która reguluje, kto i na jakich zasadach może lub powinien w takim procesie wziąć udział. Obowiązkiem administracyjnym może być również raportowanie postępów oraz końcowa ocena procesu.

NIc nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby taki sposób współpracy wprowadzić w swoim dziale, bez formalnego uregulowania w firmie. Podobnie jak nikt nie może nam zabronić współpracować z zespołem w sposób coachingowy, demokratyczny, konsultacyjny, wizjonerski lub każdy inny. 

Wspomniałem wcześniej, że Mentee to osoba, która wykonuje główną pracę na spotkaniu. Na czym ta praca polega? Przede wszystkim na pobudzaniu i rozwijaniu swojej świadomości, która pomaga zrozumieć otaczające procesy. 

Założenie jest takie, że po dokonaniu analizy i syntezy konkretnej sytuacji, Mentee będzie bardziej świadomy, w zakresie tego co i dlaczego się wydarzyło. Jaka była jego rola w tej sytuacji, co zrobił, a co mógłby zrobić? Jak czuł się w tej sytuacji, jakie ona wywołała emocje? Jakie konsekwencje wynikają z niej dla otoczenia? 

Kolejne założenie przewiduje, że w podobnej sytuacji osoba ta zmieni swoje zachowanie, a co się z tym wiąże wpłynie na przebieg wydarzań w taki sposób, w jaki chciałaby aby ten proces przebiegł. Jak wiele innych aktywności w naszym życiu, również ta wymaga ćwiczeń i wytrwałości. Jedno jest pewne. To działa. Dla zdeterminowanych osób jest to bardzo efektywne narzędzie wspomagające rozwój zawodowy i osobisty. 

Często moi rozmówcy pytają mnie: „O czym możemy podczas naszych spotkań rozmawiać?” „Co może być tematem tych rozmów?”. „Czy może to dotyczyć innych osób?”, itd. 

Najważniejsza część mojej odpowiedzi dotyczy tego, aby temat był ważny dla rozmówcy i dotyczył sytuacji zawodowych. Jeżeli zdarza się, że jakiś aspekt życia prywatnego ma istotny wpływ na zawodowe, taki temat również jest właściwy. Następnie podaję kilka przykładów sytuacji, które często się pojawiają w tego typu rozmowach, oraz przykładowe pytania, na które warto odpowiedzieć. 

• Zdenerwowałeś się podczas spotkania, które miało już miejsce. Pytania: Jak do tego doszło? Co lub kto był powodem zdenerwowania? Czy Twoja reakcja Cię zaskoczyła? Czy postrzegasz ją w kategoriach korzyści/strat? Jak byś zareagował gdybyś mógł cofnąć czas? Dlaczego? Co byś w ten sposób zyskał?
• Nie wierzysz w sukces tego czym się aktualnie zajmujesz. Pytania: Czym jest dla ciebie sukces? Co jest miarą Twojego sukcesu? Co masz, a czego Ci brakuje, aby go osiągnąć? Co/Kto Ci przeszkadza? Co/Kto Ci pomaga, sprzyja w jego osiągnięciu?
• Przygotowujesz się do ważnego spotkania, prezentacji. Pytania: Co chcesz osiągnąć podczas tego spotkania? Skąd będziesz wiedział czy Ci się udało? Co się stanie jeżeli nie uda Ci się osiągnąć tego co zamierzasz? A co się stanie jeżeli Ci się uda? Na kogo będzie to miało wpływ?

Zdarza się, że spotykamy się w umówionym terminie, i okazuje się, że nie ma specyficznego tematu, o którym Mentee chce porozmawiać. No i co teraz zrobić? Zakończyć spotkanie? Zmienić jego cel i porozmawiać o aktualnie prowadzonych projektach? Jeżeli tak będzie Wasza dedycja, to zawsze możecie to zrobić. Możesz jednak dać szansę Waszym mentoringowym spotkaniom, zadając na początku kilka prostych pytań.

Zaczynając od bardzo otwartych:

• co u Ciebie? – to proste pytanie może szybko naprowadzić na właściwy temat spotkania. Często podświadomie dużo czasu przeznaczamy na myślenie o rzeczach ważnych, nurtujących lub trudnych. Pytanie „Co u Ciebie?” może wyzwolić ten proces, tym razem w werbalnej formie, 
• o czym chciałbyś dzisiaj porozmawiać? – to pytanie zachęca do podzielenia się tematem, w sytuacjach kiedy pracownik nie jest pewien czy temat którym przygotował, jest “wystarczajaco dobry/ważny”,
• o czym NIE chciałbyś dzisiaj rozmawiać? – to pytanie z grupy prowokacyjnych, które pogłębione pytaniem „dlaczego nie chcesz o tym rozmawiać?”, również może być początkiem ważnej rozmowy,
• nad czym chciałbyś się dzisiaj zastanowić? – warto wymiennie używać w pytaniu słów: pracować/rozmawiać/zastanowić się. Każde z tych słów może być inaczej interpretowane, albo po prostu ktoś nie ma ochoty w tej chwili nad czymś pracować, ale chętnie byś się nad czymś zastanowił. 

Kluczowe jest to, aby w początkowej części spotkania ustalić, czy temat waszego spotkania jest ważny dla Mentee i dlaczego. Im ważniejszy temat, tym większe zaangażowanie w jego analizę, tym większe korzyści wynikające ze spotkania, no i finalnie duża satysfakcja z podjęcia ważnego (często trudnego) tematu.

Można również zadać inne pytania, które już same w sobie weryfikują ważność. Te dwa pytania pokazują, że tematem spotkania mogą być zarówno sytuacje, które już miały miejsce, jak również te które dopiero się wydarzą:

• co ważnego wydarzyło się w ostatnich dniach?
• co ważnego wydarzy się w najbliższych dniach?

Spotkania mentoringowe ze swojej natury oraz trudnego do przewidzenia tematu wiodącego, mogą mieć różny przebieg. Staram się jednak, aby w każdym z nich znalazły się poniższe elementy, które powodują zwiększenie ich atrakcyjności i efektywności :

• temat spotkania zależy od pracownika, ja upewniam się, że jest on dla niego ważny i wie dlaczego taki jest,
• moje pytania powinny być pogłębiające, aby dać drugiej osobie szansę na dogłębne zrozumienie tematu spotkania. Pogłębianie pytań polega na niezatrzymaniu się na pierwszej odpowiedzi. Pytania, które mogą wpłynąć na naszą relację pracownik – przełożony, mogą pozostać bez odpowiedzi. Zresztą, każde pytanie może pozostać bez odpowiedzi – przecież to nie jest przesłuchanie.  Również takie nieodpowiedziane pytania, wykonują pracę w głowie Mentee, więc odważnie je zadaję,
• dzielę się obserwacjami, które może pomogą mojemu rozmówcy, a może nie. To on na końcu decyduje czy są one wartościowe i pomocne albo bezużyteczne,
• na spotkaniu wspomagam się tablicą, tworzę swego rodzaju mapę spotkania, na której znajdują się kluczowe stwierdzenia z etapów analizy i syntezy. Jest to forma wizualizacji tego, co przed chwilą zwerbalizował pracownik, lub to co ja chcę przekazać jako element mojego doświadczenia. Te czynności często powodują refleksję i prośbę: „jak to teraz widzę, to jednak nazwałbym to inaczej” albo, „przenieś to do innej grupy, tu mi to nie pasuje” lub „aha, tak to rozumiesz”,
• nie unikam odpowiedzi na pytania: „Co Ty zrobiłbyś na moim miejscu?” Albo „Jak Twoim zdaniem najlepiej zareagować na taką sytuację?”. Zanim odpowiem, proszę Mentee o zastanowienie się i wypracowanie własnej odpowiedzi, pogłębionej moimi pytaniami. Zawsze podkreślam, że to moje obserwacje, które należy traktować jak inspirację, nie jak receptę,
• wnioski wyciągnięte z analizy i syntezy konkretnej sytuacji, mogą być wykorzystane również w innych mniej lub bardziej podobnych zdarzeniach. Dlatego pytam czy pracownik widzi inne sytuacje gdzie mógłby to wykorzystać, tak aby zmaksymalizować rezultat spotkania,
• na końcu podsumowuję o czym dzisiaj było spotkanie, czego się pracownik nauczył, co zaplanował przemyśleć, pytam kiedy skorzysta z tego o czy rozmawialiśmy.

Podsumowując:

• coaching i mentoring to procesy, które wzajemnie się uzupełniają dlatego warto je łączyć,
• mentoring prowadzony w sposób coachingowy pobudza i rozwija świadomość,
• obie strony tych procesów muszą mieć świadomość w czym uczestniczą i wyrazić na to zgodę,
• Mentee wykonuje główną pracę na spotkaniu, będąc jednocześnie jego głównym beneficjentem,
• Mentor wykorzystując narzędzia coachingowe, zadaje pogłębiające pytania, które wspomagają proces analizy i syntezy tematu zaproponowanego przez Mentee,
• mogę mentorować mój zespół bez formalnego i standaryzowanego procesu w firmie,
• obie formy mentoringu, face to face i on-line są efektywne, 
• temat mentoringu powinien być ważny dla pracownika, może być przygotowany wcześniej albo zdefiniowany przy pomocy kilku prostych pytań otwierających spotkanie,
• w każdym spotkaniu staram się umieścić kluczowe elementy, które podnoszą ich atrakcyjność i efektywność.

---