Jeżeli jesteś odpowiedzialny za planowanie strategii produktowej, portfolio produktowego, albo za jego realizację – czyli projektowanie nowych produktów lub usług, to z pewnością poszukujesz różnych źródeł inspiracji. Jednym z nich może być wizyta na targach. 

Po powrocie z targów może się okazać, że źródło to było obfite w informacje albo wręcz przeciwnie, możesz dojść to wniosku, że był to stracony czas i pieniądze. Duży wpływ na tę ocenę ma przygotowanie się do tej wizyty.

Zacznijmy od strony organizacyjnej. 

Warto zaplanować wyjazd kilka miesięcy wcześniej. W okresie targowym pobliskie hotele są przepełnione. Dodatkowo ich cena często rośnie na kilka dni przed datą otwarcia targów. 

Targi z reguły trwają kilka dni. Ludzie, którzy są „po drugiej stronie”, czyli wystawcy, z każdym kolejnym dniem odczuwają zmęczenie i tracą „świeżość”. To całkowicie naturalne. Pamiętając o tym warto zaplanować swoją wizytę w pierwszym lub maksymalnie w drugim dniu targów.  Akceptując fakt, że do tego wniosku doszli również inni goście, więc może być tłoczno.

Większość organizatorów targów udostępnia informacje o tym, kto będzie się wystawiał, na dedykowanej stronie internetowej. Duża część z nich tworzy również dedykowane aplikacje.. Oferują one często możliwość pobrania wirtualnego lub „do wydruku” biletu wstępu. W ten sposób można zaoszczędzić sporo czasu, unikając kolejek przy rejestracji.

Ważne jest przeanalizowanie listy wystawców. Część z nich to Twoi obecni lub przyszli klienci, dostawcy, kooperanci lub konkurenci. Pogrupowanie ich według tej kategorii to dobry pierwszy krok. Dla każdej z tych grup trzeba przygotować cel rozmowy oraz obserwacji tego, co wystawiają. 

Bardzo przydatna będzie lista firm, które planujesz odwiedzić, z informacją o lokalizacji. Te informacje znajdziesz na stronie internetowej lub w aplikacji. Targi często zlokalizowane są w kilku halach. Listę można posortować według lokalizacji. To skróci czas szukania firm, które chcesz odwiedzić i chodzenia „tam i z powrotem”. Lista taka będzie również listą kontrolną, która będzie cię informowała na bieżąco, z kim jeszcze planowałeś się spotkać. Listę warto wydrukować, ale o tym jeszcze w dalszej części. 

Część osób odwiedzająca targi przemierza kilometry pomiędzy stoiskami, robi setki zdjęć – ale nie rozmawia z wystawcami. A jeżeli już rozmawia, to zadaje oczywiste pytania, na które odpowiedź można znaleźć w ogólnie dostępnych materiałach. Jeżeli ograniczyć się do takiej aktywności, to prawdopodobnie lepiej zostać w biurze i przejrzeć strony firm, które nas interesują. Aby wizyta okazała się wspomnianym na początku cennym źrodłem informacji, pytania trzeba przygotować wcześniej. 

Można listę pytań przygotować samodzielnie lub grupowo. Drugi sposób ma tę zaletę, że lista pytań będzie poszerzona o perspektywę innych osób. Dla przykładu szefowie projektu mogą pytać o możliwości współpracy, szczegóły komercyjne, inżynierowie o dane techniczne prezentowanych rozwiązań, sposoby testowania, zabezpieczenia patentowe. Każda osoba zaproszona do zadania pytania pomaga stworzyć kompletną listę. 

Będąc na miejscu, odbywając dziesiątki rozmów, łatwo zapomnieć lub pomylić otrzymane informacje. Aby tego uniknąć, trzeba mieć jakiś sytem notowania. Próbowałem trzech sposobów.

Laptop. Po każdej odbytej rozmowie szukałem miejsca żeby zrobić krotką notatkę ze spotkania. Główne problemy tej metody to: nie masz dostępnych pytań podczas rozmowy, więc o niektórych możesz zapomnieć. Co prawda zawsze można wrócić i dopytać, ale to strata czasu. Znalezienie miejsca do zrobienia notatki na laptopie często nie jest łatwe. Ilość takich miejsc jest ograniczona, więc za każdym razem trzeba tam przejść – kolejna strata czasu. Tworzenie notatki po rozmowie, może spowodować, że niektóre informacje pominiesz lub zniekształcisz – szczególnie mam na myśli parametry techniczne, nazwiska itp. 

Tablet. Pytania masz przed sobą, notatki robisz w trakcie rozmowy, dodatkowo możesz zrobić zdjęcia i wklejać je bezpośrednio do notatek. To największa zaleta. Każda inna metoda notowania nie jest połączona ze zdjęciami, które zrobisz. Będziesz musiał je połączyć z tekstem po powrocie lub po każdej rozmowie – na to znowu potrzebny jest czas. 

Wspominam często o czasie, którego wbrew pozorom nie jest tak dużo. Dzień targowy trwa z reguły około 7-8 godzin. Trzeba odliczyć czas na lunch. Jeżeli na liście masz przykładowo 20 firm, które chcesz odwiedzić, to na każde spotkanie masz około 20 minut (wliczając czas na dojście i czasem czekanie w kolejce, żeby zadać pytania).

Papierowe notatki. Zalety podobne do notatek na tablecie. Problem nie połączonych zdjęć z notatkami pozostaje. 

Robienie zdjęć. Jeżeli nie używasz tabletu, zdjęcia będziesz musiał połączyć z notatkami później. To co bardzo ułatwi ich posortowanie to rutyna robienia zdjęć. Pierwsze zdjęcie które robię to zdjęcie stanowiska targowego z nazwą firmy, a następnie zdjęcia interesujących przedmiotów, materiałów, wizytówek. Jeżeli z jakiegoś powodu wracam na stoisko, na którym byłem wcześniej i robię kolejne zdjęcia – stosuję tę samą rutynę: stanowisko targowe z nazwą firmy, później zdjęcia interesujących materiałów. 

Alternatywą robienia zdjęć jest nagrywanie filmów. Największą zaletą tej metody rejestracji jest zdecydowanie większa ilość informacji w porównaniu ze zdjęciami. Są też dwie wady. Pierwsza to dłuższy czas potrzebny na filmowanie interesujących rzeczy. Druga, połączona z główną zaletą to interpretacja tego co na filmie jest najważniejsze. O ile zdjęcie przedstawia dokładnie to, co nas zainteresowało, to na filmie będzie znacznie więcej informacji, ujęć, co może spowodować że nie tak łatwo będzie sobie przypomnieć, co było najbardziej interesujące podczas wizyty na danym stoisku. Z drugiej jednak strony, osoby oglądające materiał filmowy, które nie były na targach, mogą zauważyć coś, czego nie miałyby okazji zauważyć na zdjęciach. 

Inne wskazówki:

• Jeżeli podczas rozmowy otrzymasz nową (nieznaną wcześniej informację), warto zweryfikować ją z przedstawicielem innej firmy o podobnym profilu. 
• Zwróć uwagę na to w jaki sposób firmy prezentują swoje produkty, usługi. Jakie jest ich „selling story”?
• Wizyta na targach w ubraniach z logiem twojej firmy, może „usztywnić” niektórych rozmówców. Nie zachęcam do ukrywania nazwy firmy w której pracujesz, ale nie zachęcam też do nadmiernego jej eksponowania.

Podsumowanie i kontynuacja wątków zapoczątkowanych na targach, jest równie ważna jak przygotowanie do wizyty na targach. Ten etap pozwoli na ostateczną ocenę efektywności wizyty.

Dobrą praktyką jest przygotowanie raportu z targów, który zawiera otrzymane odpowiedzi na wcześniej przygotowane pytania, zdjęcia, filmy, osoby kontaktowe oraz najważniejsze, krótki opis kolejnych zaplanowanych kroków. Plany te nie muszę dotyczyć każdej odwiedzonej firmy, ale powinny dotyczyć tych, które uznamy za kluczowe. 

Przykładowe akcje to:

• kontakt z osobami, które zostały nam podane jako kompetentne do odpowiedzi na pytania, które zadaliśmy na targach, ale nie były tam obecne,
• weryfikacja ważnych informacji otrzymanych na targach, które mogą mieć wpływ na opis wymagań produktu, który planujemy zaprojektować lub jesteśmy w trakcie procesu projektowania,
• Wstawienie do opisu aplikacji nowo poznanych wymagań dla projektowanego produktu / usługi,
• Podpisanie umów o zachowanie poufności (z ang. NDA) z tymi firmami, z którymi planujemy bliższą współpracę i wymianę informacji,
• udostępnienie i przedstawienie raportu osobom, które współtworzyły listę pytań przed targami, osobom odpowiedzialnym w firmie za portfolio produktowe,
• weryfikacja patentów o których usłyszałeś na targach.

Tak przygotowany i zrealizowany wyjazd na targi, daje duże szanse na to, że zarówno w naszej ocenie, jak również w ocenie naszych współpracowników, wydarzenie to pozostanie zapamiętane jako interesujące i wartościowe. Może również być inspiracją dla innych osób, w jaki sposób zorganizować wizytę na następnych targach.